紐約州州長日前簽署行政命令，從週日晚八點開始，該州除醫療機構及食品商店外所有商業設施都需關閉，商業公司員工也只能在家辦公。突如其來的疫情，有些公司面對遠程工作會遇到不少考驗，而對有些公司來說這也是一項數字化和互聯網化的契機。如今，許多行業已經完全依賴於計算機與互聯網，但它們對這場疫情的應對大相徑庭。作為一名在谷歌紐約辦公室工作的軟件工程師，我想分享一下谷歌的遠程工作文化，希望對被迫遠程辦公的讀者有借鑑意義。
遠程工作有很多類型。像谷歌這種辦公室遍布全球的大型互聯網公司，跨區合作則是常態。我所在的紐約辦公室是谷歌最大的分部，同時與我們密切合作的團隊在加州，所以定期的視頻會議和不定期的線上討論是我們協作的主要方式。此外，每年一到兩次的大型會議讓我們有線下碰頭的機會。工作場地的靈活性是谷歌引以為傲的特點。只要攜帶公司配發的筆記本電腦，在有網的地方就能工作。
遠程工作可以在家實現，甚至可以在公司實現。谷歌辦公室有許多公共空間，如果不想被打擾，可以帶着筆記本電腦找一個安靜的角落。此外，谷歌在全球各地的辦公室有着非常標準化的配置，包括門禁、食堂、微廚房（相當於茶水間）、會議室、電話室等。如果我去日本旅遊，結束後也可以在東京辦公室工作一週。
這是一種穩定、全職、封閉式的遠程工作。儘管徹底的遠程辦公是可行的，但出於合作效率的需求，大部分團隊還是儘量保證成員在物理上共處一個空間。互聯網催生的另一個極端是完全鬆散、開放的遠程辦公。這種辦公可以是全職的（比如沒有辦公室的小型初創公司）；也可以是臨時的，合約性的，甚至是志願的、匿名的。它和自由職業者的區別在於，後者主要是自己完成一項獨立的任務，而遠程工作更強調線上的協作與互動。
這篇文章主要討論的情形介於兩者之間，也就是由於客觀原因，原先共處一室的團隊無法在物理上一起辦公，必須完全隔離、通過線上協作。
觀念
首先必須承認，遠程辦公相比辦公室協同辦公的效率一定是低下的，技術手段只能儘量減小落差。人與人之間的交流總是當面交流最有效，視頻次之，語音再次之，文字效果最差。這是因為人的交流傳遞着大量非語言內容的信息，姿態、神情、姿態、神情等等都承載了重要的交流功能。
谷歌有着大大小小的會議室，和非常智能易用的預定系統。大部分會議時間是半小時，偶爾有一小時的會。每到半點和整點，就有員工從各會議室魚貫而出，同時許多人步履匆匆進入下一個會議室，像極了大學課間的場景。如果實在找不到會議室，也可以在大量公共空間隨便找一個角落坐下。
除了正式會議，非正式的交流也很重要。谷歌紐約有大小不同的近十個食堂，大家都會約本組同事或別組朋友一起吃午飯，可以請求指導、探討技術、了解別組的工作進程，或者只是聊聊家常。食堂是公司非常重要的社交場合，與遍布公司、被稱作微廚房（micro kitchen）的茶水間，都是員工間隨機社交的場所。
這種非正式的、隨機的氛圍，在遠程辦公中就完全丟失了。在家辦公時感覺寂寞很多，因為和人說話的機會少了。每次為了討論工作而約定的視頻會議感覺很正式，約不正式的視頻會議又感覺很奇怪。缺乏辦公室時豐富的交流體驗，對一個人的工作心情有很大的影響。
另外需要注意的就是自律與管理問題。國內很多互聯網公司有考勤要求，而這在美國的互聯網公司中已經很少見了。以谷歌為例，不要求坐班時間，上司不會規定下屬幾點到幾點走，也不會安排哪天做什麼項目，員工的作息與進度都是自己規劃的。
這一方面是因為谷歌能招到最優秀的員工，他們通常自律且能夠進行自我激勵；另一方面，這也由評級和晉升體系決定，這裏非常強調每個員工對自己項目的完全掌控（ownership）和項目產生的影響力（impact）。影響力是個很寬泛的概念，可以是新產品、新功能、優化用戶體驗、增加用戶數量、提高效率、節省資源等等，但基本都是實際效果而不是你為此付出了多少時間，所以自己才是最好的監督者。
遠程辦公容易產生的孤寂感，會降低工作效率，因為自己的知識和思維相對定勢，一旦卡住容易鑽牛角尖。所以，即使一個人在家工作，也要想像你的同事此時和你一樣坐在電腦邊，和在辦公室一樣。你和同事的距離，只是即時聊天工具裏的一個回車鍵而已。我甚至看到有的團隊組織虛擬午餐或咖啡，就是大家對着攝像頭邊吃自己的午飯 / 喝自己的咖啡，邊聊天。還有團隊把往日的桌遊活動搬到了線上桌遊平台。
工具
谷歌的所有工具都是線上的，而且都基於瀏覽器。只要你的電腦有 Chrome，你就能完成所有工作（Chrome上連SSH終端都有）。除了軟件開發工具，大部分非技術工具都是公開的免費產品，所以如果你帶領一個小型團隊或初創公司，完全可以使用谷歌的工具套裝。
遠程工具主要分為同步和異步。同步主要替代面對面交流，包括即時通信、視頻音頻、多人會議等等。這點其實本質上和打電話沒有區別，無非多了視頻功能。當然，如前面所說，圖像本身是很重要的交流頻道。谷歌曾經提出一個實時協作工具Wave，可以在同一個平台上展開多線程協作和眼花繚亂的交互方式，但理念實在太超前，沒人搞清如何駕馭，被迫廢棄。谷歌在社交網絡領域屢戰屢敗卻屢敗屢戰，從 GTalk 到 G+，提出過不下十個社交軟件和交流工具。現在主流的是 Google Hangouts，包括即時通信 Chat 和視頻會議 Meet。這兩個工具都很簡潔，依託於谷歌強大的基礎設施，其穩定性沒得說。
但這兩個工具都是針對小規模的會議討論，有人數限制。除此之外，還有一種不對稱的同步交流，參與討論的很少，圍觀的很多。如果只有一個人直播，Youtube live 是很好的選擇——可以在評論區互動，結束後直接生成視頻。如果需要直播多人討論，可以用第三方軟件（比如Zoom）對接 Youtube live，或者升級為 G Suite Enterprise 後在 Meet 裏直播。
關於異步工具，我只介紹非技術類，技術類想必有需求的讀者早有自己的習慣和喜好。首先是常用的郵件（包括群組）和日曆，可以由 Gmail 和 Google Calender 勝任。日曆的主要功能不是安排和查閲自己的行程，而是協調多人會議——尤其是當你的團隊來自不同時區。日曆可以和 Meet 完美銜接。
協同編輯三大件，Google Docs，Sheets，Slides，已經成為各大協同辦公產品的標配。它們既可以作為單向發布（只讀），也可以作為實時協同編輯。版本記錄與回滾功能，也讓我們免於手動管理繁瑣的版本編號和 final_final_final_xxx 這樣醜陋的文件名，多人協作時也不用操心競態條件（race condition）。
在谷歌，Docs 是非常重要的工具。幾乎所有的項目設計、討論摘要、課題進程以及許多技術文檔都在 Doc 上發布、討論、協作編輯。Doc 的評論（comment）和委任（assign）功能特別好用，既可以作為論壇一樣的討論版，也可以用來分布任務。三大件核心功能很簡潔，但只要善於結合開源社區開發的各種插件和模版，就立刻變身為各個細分領域的利器。
除了三大件，還有很多不那麼大眾但也非常實用的功能：Forms 用來收集調查問卷，Drawings 用來繪圖，Sites 快速搭建網頁，Jamboard 用於小組白板討論，Colab 用於編程教學演示……
可能有讀者好奇谷歌的內網是如何工作的，如何確保遠程辦公的體驗和效率。根據我的經驗，很多公司的內網其實是物理上的局域網，在網內的機器上協作比較方便，但對於局域網外接入就困難重重，或即使接上了，速度也很難保證。我以前在投資銀行做量化分析，遠程工作只能靠遠程桌面登陸，輸入輸出響應延遲嚴重，做一兩個操作可以，想要全天遠程工作幾乎不可能。谷歌的內網和外網一樣，兩者其實都在公共網絡上，通過賬號和證書來控制權限。這就保證了你無論在公司還是在家，對訪問內網來說沒有區別。此外，我們用的很多工具都是自己的產品，使得運維和管理上非常統一靈活。
建議
前面提到，遠程工作有很多心理上的變化。和同事的非正式交流少了，容易感到孤寂和疏遠。所以，及時溝通，定期開小組會（哪怕只是閒聊），保持在辦公室的交流強度是會有幫助的。視頻會議儘量打開攝像頭，讓大家看到你的臉，知道你在認真傾聽，傳達重要的非語言信息。這可能意味着你要化粧，刮鬍子，穿着得體，但是適當的儀式感可以讓工作和生活隔離開，保持更好的生活狀態。
如果有條件，最好安排單獨一間房，或闢出一個角落，專門用於辦公；不要有沙發、床等容易進入休息狀態的誘惑。不要躺在床上辦公，你很快會睡着。早上進入辦公狀態前，做一件有儀式感的事（比如親手做一杯拿鐵）；晚上結束後離開辦公區域，進入生活區域。
避免長時間陷入工作項目中的僵局，及時向同事尋求幫助，即使同事只是做一隻傾聽的小黃鴨，你也會在解釋問題的過程中神奇地獲得思路和靈感。同時給自己的工作設置清晰的階段性目標，和同事及上司分享你的規劃，及時彙報完成進度。這些都可以保持良好的心態和穩定的效率。
如果你平時有健身的習慣，或僅僅通過通勤獲得運動量，在家辦公意味着減少絕大部分運動，沒過幾天你就會感受到身體的不適。強迫自己每隔一小時舒展身體，或者做家務、做飯。每天也可以安排一段時間外出跑步、跟着視頻健身。我聽說有的健身房暫停營業後把會員服務改為線上，教練通過攝像頭引導會員運動，同時也可以看到其他會員的運動情況，以便互相激勵。
我認為遠程辦公應該是很多行業的常規實踐，至少是需要時不時演習的壓力測試。互聯網發展到今天，早就應該讓許多行業擺脱地理的限制。從這個角度來說，也希望這次疫情是一次契機，讓各行業探索新的工具和合作模式，為未來的工作方式提供一個新的選項和思路。
（趙智沉，谷歌軟件工程師，紐約辦公室）