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當員工都被迫待在家中,美國互聯網公司如何線上辦公

作為一名在谷歌紐約辦公室工作的軟件工程師,我想分享一下谷歌的遠程工作文化,希望對被迫遠程辦公的讀者有借鑑意義。


2020年3月12日,西雅圖一名程式設計師正在家中工作。 攝:Jovelle Tamayo/For The Washington Post via Getty Images
2020年3月12日,西雅圖一名程式設計師正在家中工作。 攝:Jovelle Tamayo/For The Washington Post via Getty Images

紐約州州長日前簽署行政命令,從週日晚八點開始,該州除醫療機構及食品商店外所有商業設施都需關閉,商業公司員工也只能在家辦公。突如其來的疫情,有些公司面對遠程工作會遇到不少考驗,而對有些公司來說這也是一項數字化和互聯網化的契機。如今,許多行業已經完全依賴於計算機與互聯網,但它們對這場疫情的應對大相徑庭。作為一名在谷歌紐約辦公室工作的軟件工程師,我想分享一下谷歌的遠程工作文化,希望對被迫遠程辦公的讀者有借鑑意義。

遠程工作有很多類型。像谷歌這種辦公室遍布全球的大型互聯網公司,跨區合作則是常態。我所在的紐約辦公室是谷歌最大的分部,同時與我們密切合作的團隊在加州,所以定期的視頻會議和不定期的線上討論是我們協作的主要方式。此外,每年一到兩次的大型會議讓我們有線下碰頭的機會。工作場地的靈活性是谷歌引以為傲的特點。只要攜帶公司配發的筆記本電腦,在有網的地方就能工作。

遠程工作可以在家實現,甚至可以在公司實現。谷歌辦公室有許多公共空間,如果不想被打擾,可以帶着筆記本電腦找一個安靜的角落。此外,谷歌在全球各地的辦公室有着非常標準化的配置,包括門禁、食堂、微廚房(相當於茶水間)、會議室、電話室等。如果我去日本旅遊,結束後也可以在東京辦公室工作一週。

這是一種穩定、全職、封閉式的遠程工作。儘管徹底的遠程辦公是可行的,但出於合作效率的需求,大部分團隊還是儘量保證成員在物理上共處一個空間。互聯網催生的另一個極端是完全鬆散、開放的遠程辦公。這種辦公可以是全職的(比如沒有辦公室的小型初創公司);也可以是臨時的,合約性的,甚至是志願的、匿名的。它和自由職業者的區別在於,後者主要是自己完成一項獨立的任務,而遠程工作更強調線上的協作與互動。

這篇文章主要討論的情形介於兩者之間,也就是由於客觀原因,原先共處一室的團隊無法在物理上一起辦公,必須完全隔離、通過線上協作。

觀念

首先必須承認,遠程辦公相比辦公室協同辦公的效率一定是低下的,技術手段只能儘量減小落差。人與人之間的交流總是當面交流最有效,視頻次之,語音再次之,文字效果最差。這是因為人的交流傳遞着大量非語言內容的信息,姿態、神情、姿態、神情等等都承載了重要的交流功能。

谷歌有着大大小小的會議室,和非常智能易用的預定系統。大部分會議時間是半小時,偶爾有一小時的會。每到半點和整點,就有員工從各會議室魚貫而出,同時許多人步履匆匆進入下一個會議室,像極了大學課間的場景。如果實在找不到會議室,也可以在大量公共空間隨便找一個角落坐下。

除了正式會議,非正式的交流也很重要。谷歌紐約有大小不同的近十個食堂,大家都會約本組同事或別組朋友一起吃午飯,可以請求指導、探討技術、了解別組的工作進程,或者只是聊聊家常。食堂是公司非常重要的社交場合,與遍布公司、被稱作微廚房(micro kitchen)的茶水間,都是員工間隨機社交的場所。

這種非正式的、隨機的氛圍,在遠程辦公中就完全丟失了。在家辦公時感覺寂寞很多,因為和人說話的機會少了。每次為了討論工作而約定的視頻會議感覺很正式,約不正式的視頻會議又感覺很奇怪。缺乏辦公室時豐富的交流體驗,對一個人的工作心情有很大的影響。

另外需要注意的就是自律與管理問題。國內很多互聯網公司有考勤要求,而這在美國的互聯網公司中已經很少見了。以谷歌為例,不要求坐班時間,上司不會規定下屬幾點到幾點走,也不會安排哪天做什麼項目,員工的作息與進度都是自己規劃的。

這一方面是因為谷歌能招到最優秀的員工,他們通常自律且能夠進行自我激勵;另一方面,這也由評級和晉升體系決定,這裏非常強調每個員工對自己項目的完全掌控(ownership)和項目產生的影響力(impact)。影響力是個很寬泛的概念,可以是新產品、新功能、優化用戶體驗、增加用戶數量、提高效率、節省資源等等,但基本都是實際效果而不是你為此付出了多少時間,所以自己才是最好的監督者。

遠程辦公容易產生的孤寂感,會降低工作效率,因為自己的知識和思維相對定勢,一旦卡住容易鑽牛角尖。所以,即使一個人在家工作,也要想像你的同事此時和你一樣坐在電腦邊,和在辦公室一樣。你和同事的距離,只是即時聊天工具裏的一個回車鍵而已。我甚至看到有的團隊組織虛擬午餐或咖啡,就是大家對着攝像頭邊吃自己的午飯 / 喝自己的咖啡,邊聊天。還有團隊把往日的桌遊活動搬到了線上桌遊平台。

2020年3月12日,一名谷歌的員工在矽谷的辦公室獨自在吃午餐。
2020年3月12日,一名谷歌的員工在矽谷的辦公室獨自在吃午餐。攝:Glenn Chapman / AFP via Getty Images

工具

谷歌的所有工具都是線上的,而且都基於瀏覽器。只要你的電腦有 Chrome,你就能完成所有工作(Chrome上連SSH終端都有)。除了軟件開發工具,大部分非技術工具都是公開的免費產品,所以如果你帶領一個小型團隊或初創公司,完全可以使用谷歌的工具套裝。

遠程工具主要分為同步和異步。同步主要替代面對面交流,包括即時通信、視頻音頻、多人會議等等。這點其實本質上和打電話沒有區別,無非多了視頻功能。當然,如前面所說,圖像本身是很重要的交流頻道。谷歌曾經提出一個實時協作工具Wave,可以在同一個平台上展開多線程協作和眼花繚亂的交互方式,但理念實在太超前,沒人搞清如何駕馭,被迫廢棄。谷歌在社交網絡領域屢戰屢敗卻屢敗屢戰,從 GTalk 到 G+,提出過不下十個社交軟件和交流工具。現在主流的是 Google Hangouts,包括即時通信 Chat 和視頻會議 Meet。這兩個工具都很簡潔,依託於谷歌強大的基礎設施,其穩定性沒得說。

但這兩個工具都是針對小規模的會議討論,有人數限制。除此之外,還有一種不對稱的同步交流,參與討論的很少,圍觀的很多。如果只有一個人直播,Youtube live 是很好的選擇——可以在評論區互動,結束後直接生成視頻。如果需要直播多人討論,可以用第三方軟件(比如Zoom)對接 Youtube live,或者升級為 G Suite Enterprise 後在 Meet 裏直播。

關於異步工具,我只介紹非技術類,技術類想必有需求的讀者早有自己的習慣和喜好。首先是常用的郵件(包括群組)和日曆,可以由 Gmail 和 Google Calender 勝任。日曆的主要功能不是安排和查閲自己的行程,而是協調多人會議——尤其是當你的團隊來自不同時區。日曆可以和 Meet 完美銜接。

協同編輯三大件,Google Docs,Sheets,Slides,已經成為各大協同辦公產品的標配。它們既可以作為單向發布(只讀),也可以作為實時協同編輯。版本記錄與回滾功能,也讓我們免於手動管理繁瑣的版本編號和 final_final_final_xxx 這樣醜陋的文件名,多人協作時也不用操心競態條件(race condition)。

在谷歌,Docs 是非常重要的工具。幾乎所有的項目設計、討論摘要、課題進程以及許多技術文檔都在 Doc 上發布、討論、協作編輯。Doc 的評論(comment)和委任(assign)功能特別好用,既可以作為論壇一樣的討論版,也可以用來分布任務。三大件核心功能很簡潔,但只要善於結合開源社區開發的各種插件和模版,就立刻變身為各個細分領域的利器。

除了三大件,還有很多不那麼大眾但也非常實用的功能:Forms 用來收集調查問卷,Drawings 用來繪圖,Sites 快速搭建網頁,Jamboard 用於小組白板討論,Colab 用於編程教學演示……

可能有讀者好奇谷歌的內網是如何工作的,如何確保遠程辦公的體驗和效率。根據我的經驗,很多公司的內網其實是物理上的局域網,在網內的機器上協作比較方便,但對於局域網外接入就困難重重,或即使接上了,速度也很難保證。我以前在投資銀行做量化分析,遠程工作只能靠遠程桌面登陸,輸入輸出響應延遲嚴重,做一兩個操作可以,想要全天遠程工作幾乎不可能。谷歌的內網和外網一樣,兩者其實都在公共網絡上,通過賬號和證書來控制權限。這就保證了你無論在公司還是在家,對訪問內網來說沒有區別。此外,我們用的很多工具都是自己的產品,使得運維和管理上非常統一靈活。

建議

前面提到,遠程工作有很多心理上的變化。和同事的非正式交流少了,容易感到孤寂和疏遠。所以,及時溝通,定期開小組會(哪怕只是閒聊),保持在辦公室的交流強度是會有幫助的。視頻會議儘量打開攝像頭,讓大家看到你的臉,知道你在認真傾聽,傳達重要的非語言信息。這可能意味着你要化粧,刮鬍子,穿着得體,但是適當的儀式感可以讓工作和生活隔離開,保持更好的生活狀態。

如果有條件,最好安排單獨一間房,或闢出一個角落,專門用於辦公;不要有沙發、床等容易進入休息狀態的誘惑。不要躺在床上辦公,你很快會睡着。早上進入辦公狀態前,做一件有儀式感的事(比如親手做一杯拿鐵);晚上結束後離開辦公區域,進入生活區域。

避免長時間陷入工作項目中的僵局,及時向同事尋求幫助,即使同事只是做一隻傾聽的小黃鴨,你也會在解釋問題的過程中神奇地獲得思路和靈感。同時給自己的工作設置清晰的階段性目標,和同事及上司分享你的規劃,及時彙報完成進度。這些都可以保持良好的心態和穩定的效率。

如果你平時有健身的習慣,或僅僅通過通勤獲得運動量,在家辦公意味着減少絕大部分運動,沒過幾天你就會感受到身體的不適。強迫自己每隔一小時舒展身體,或者做家務、做飯。每天也可以安排一段時間外出跑步、跟着視頻健身。我聽說有的健身房暫停營業後把會員服務改為線上,教練通過攝像頭引導會員運動,同時也可以看到其他會員的運動情況,以便互相激勵。

我認為遠程辦公應該是很多行業的常規實踐,至少是需要時不時演習的壓力測試。互聯網發展到今天,早就應該讓許多行業擺脱地理的限制。從這個角度來說,也希望這次疫情是一次契機,讓各行業探索新的工具和合作模式,為未來的工作方式提供一個新的選項和思路。

(趙智沉,谷歌軟件工程師,紐約辦公室)

趙智沉 遠程辦公