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疫情如何改變了職場電郵措辭?

病毒大流行期間發送工作郵件時,你往往得表達一下關切,同時又需避免過度分享。


2020年6月2日,一名戴著口罩的男子在雨中騎著電單車在俄羅斯莫斯科的一條林蔭大道上行駛。 攝:Alexander Zemlianichenko Jr/AP/ 達志影像
2020年6月2日,一名戴著口罩的男子在雨中騎著電單車在俄羅斯莫斯科的一條林蔭大道上行駛。 攝:Alexander Zemlianichenko Jr/AP/ 達志影像

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當本傑明·施默勒(Benjamin Schmerler)發送電子郵件時,他的措辭充分表現了目前世界的狀況。感嘆號或偶爾會用到的表情符號已從郵件中消失。這位公關公司的老闆用更誠摯的語言代替了他的一貫用語「望一切安好」。他現在常用到的郵件結語是:「祝您身心健朗。」

和很多在大流行病期間處理工作往來的人一樣,施默勒希望表示出對電郵收件人的關心。「任何郵件至少都應表現出對人們所感受到群體脆弱性存在的認知,」在紐約工作的施默勒如是說。

在疫情時代,這些都是交流的一部分。如果沒有辦公室内面對面的交流,書面交流方面也不會像往常一樣。電子郵件、文本資訊、即時資訊和Slack消息都變得越來越個人化。精心準備的問候語和溫柔的結束語都被用來建立與商業夥伴的情感聯繫。

蒙特利爾的作家格蕾琴·麥卡洛克(Gretchen McCulloch)說:「人們表達真切關心或關懷的方式已發生變化。」麥卡洛克著有《因為互聯網:理解語言新規則》(Because Internet: Understanding the New Rules of Language)一書。她說,對於我們大多數人來說,書面交流忽然首次變得能夠反映一個共同面對的現實。她說,儘管過去員工也得面對一些個人化的問題,但這並不是他們在工作交流中需要處理的,而且這也不是個全球性的問題。

笑臉表情包不再

位於華盛頓特區的美國大學(American University)語言學教授內奧米·巴倫(Naomi Baron)表示,書面交流通常比面對面交流更誠實,因為你毋需擔心當下發生的狀況,亦不用就此採取即時反應。她說:「你會流露出更多本我,打字交流時也往往顯得更真實。」

尤其當現在人們在家中甚至卧室工作,情況更是如此。

巴倫說:「我們正在分享以前從未分享過的東西。」她補充說她最近在一封比較正式的電子郵件中附上了自家後院鮮花盛開的照片。

數字營銷代理機構的創始人布萊恩·梅特卡夫(Brian Metcalf)告訴員工,所有資訊都要簡短,並避免使用諸如「協同機會」或「交叉促銷」之類的業務術語。在Instagram上,梅特卡夫的團隊發了一個題為Lingo Bingo帖子,拿人們在大流行病期間使用的語言開玩笑,用「我們在堅持著」和「你的痛點在哪裡」這樣的例子說明交流發生了哪些變化。

「人們想要了解事實,並希望盡可能簡潔,」 在邁阿密工作的梅特卡夫梅說,「人們現在對任何錯誤的容忍度都是最低的。」他說他把自己發給同事們的Slack資訊縮短,儘量只用一句話。

洛杉磯一家風險投資公司的聯合創始人德魯·科文(Drew Koven)表示,不加掩飾表達熱情的方式也暫時改變了。當與同事發短信時,科文已開始限制發表情包的類型。現在他不再使用咧嘴笑的表情符號,僅發送豎起大拇指來確認收到訊息,讓對方感覺到他聽到了他們所要表達的東西。「我現在已經很少使用表情符號了,」他說,「我不發笑臉和貓的表情包了。」

麥卡洛克說,也有些人不再使用「望一切安好」這句問候語。隨著世界各地的企業面臨困境,很多人如今發覺這類敷衍的問候語缺乏顯得漠不關心。她說:「就我們目前所處狀況而言,這樣的表達可能聽上去有點太雀躍了。」

麥卡洛克收到了一封近期最喜歡的電郵,發件人表示如果她忙於處理手頭的事,只需回覆一個哭泣表情符號即可。麥卡洛克對此表示讚賞,她說這顯示出發件人對其他人可能正在經歷的事表達關切。她說:「必要時這會讓人感到輕鬆些。」

麥卡洛克說,與此類似,發件人也沒對錯過的最後期限或反應不夠迅速表示懊悔。「大流行病是人們不道歉的原因,」她說,「這幾乎就像在說不會為了世界的現狀而道歉。」

微妙的平衡

一般來說,人們應該對這段時間內會有更多個人資訊滲透到商務郵件中有所準備。麥卡洛克說,一瞥同事的工作環境或在家工作有意思的事,都會在同事間建立起一種革命般的情誼。她說:「有時候他們會在郵件中提到自製酸麵包的計劃。」

即便如此,並非所有人都願意與工作夥伴分享很多家庭生活的資訊。西雅圖的禮儀專家雅頓·克利絲(Arden Clise)建議人們在對當今情況表達關切和使用隨意的措辭或過度分享(尤其在和上司溝通時)之間找到微妙的平衡。上司在同下屬溝通時有更多可發揮的空間。她說:「資深員工隨意措辭的空間更大。」

但克利絲說,完全不考慮目前世界上正在發生的事也不可以,這樣會顯得不尊重收件人。她說:「不問候收件人的健康和近況會顯得突兀無禮。」

人們需要花些時間來斟酌電子郵件的內容和語氣。

芝加哥一家高管獵頭公司創始人芭比·阿德勒(Barbie Adler)現在在發送電子郵件時使用一種「三明治」方法。郵件的開頭和結尾都提到和目前局勢情況有關的內容。在過去的幾周中,她在郵件末尾附上有趣的動物影片,或是發一下肉餅這類治癒系食物的食譜,這兩種方法都可以使人愉悅。阿德勒說:「這麼做很人性化。」

共情心很重要,但阿德勒會小心控制個人資訊的分享,表達足夠關切的同時又不在商務郵件中注入過多的個人生活內容。「我不會給別人發一張我種的植物照片,」她說, 「你是關心他人而不是突出自己。」

英文原文:How Covid-19 Is Changing the Language in Emails

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